Circuit

Organiser un événement sur circuit ? Comment faire ?

Organiser un événement sur circuit peut être une tâche complexe, mais avec une planification minutieuse et une bonne préparation, vous pouvez créer une expérience inoubliable pour les participants. Que vous envisagiez d’organiser une journée de conduite pour les amateurs de voitures, une compétition de course ou une démonstration de véhicules, cet article vous guidera à travers les étapes clés pour organiser un événement réussi sur circuit.

Sommaire :

L’objectif de votre événement
Choisir un circuit
Le budget pour organiser un événement sur circuit
Gestion des participants
La logistique le jour J
Faire la promotion de votre événement sur circuit
Conclusion

L'objectif de votre événement

L’objectif de votre événement sur circuit doit être clairement défini dès le début de votre réflexion. Il est essentiel de comprendre ce que vous voulez accomplir afin de pouvoir orienter efficacement toutes les actions à réaliser. Vous devez déterminer ce que vous souhaitez offrir aux participants. Il existe un grand nombre d’événements différents sur circuit :

Track Day
Compétition sur une journée ou un week-end
Des sessions baptêmes
Stage de pilotage
Etc…

Tous ces types d’événements ont des exigences particulières en terme d’organisation (Accueil des participants, sécurité sur le circuit, repas, etc..)
La définition de l’objectif vous permettra de mieux cibler les actions à prévoir et à planifier et de prendre les bonnes décisions pour atteindre le résultat souhaité.

Choisir un circuit

Le choix du lieu pour organiser un événement sur circuit est l’un des critères le plus important. Il existe un grand nombre de circuit automobile en France avec chacun leurs particularités. Si vous organisez une journée circuit ouverte à tous, il est préférable d’avoir un endroit pouvant accueillir un grand nombre de voiture avant l’entrée en piste. Pour des journées baptêmes, avoir un espace d’accueil à bonne dimension pour faire patienter vos participants serait plus adéquat.

Pour réserver la date de votre événement, n’hésitez pas à contacter le circuit pour connaître les conditions pour privatiser la piste. Des assurances peuvent être demandées au moment de la réservation. Cette étape peut prendre du temps alors n’hésitez pas à en faire votre premier point pour organiser un événement sur circuit.

Vous souhaitez faire la promotion de votre événement ?

Le budget pour organiser un événement sur circuit

Pour le succès de votre événement, il est impératif de bien budgétiser les différents points de dépense pour ne pas avoir de surprise dans votre comptabilité une fois tous les coûts déduits. Maintenant que vous avez défini votre type d’événement, vous pouvez lister l’entièreté des services que vous souhaitez proposer le jour-J et quelles seront vos rentrées d’argent. Chaque typologie d’événement présente des frais différents et sont donc à prévoir dans votre plan.

N’hésitez pas à vous rapprocher du circuit sélectionné pour connaître les frais de sécurité, assurance, les règles pour les commissaires de piste, etc.. il s’agit la plupart du temps de poste de coût les plus importants et il faut donc les prévoir dans le prix d’entrée de votre événement. Seulement une fois avoir listé l’ensemble des frais vous allez pouvoir définir le prix de l’entrée en prenant le nombre de personne que vous allez recevoir le jour-J

Voici un exemple de liste de frais et recettes pour un événement sur circuit :

Dépenses :
Location du circuit
Assurance
Personnel
Frais d’équipement (Talkie-Walkie, …)
Hébergement
Communication (Publicité, Agence, etc..)
Sécurité

Recettes :
Vente de billet
Goodies au couleur de l’événement
Commission sur les repas
Location de matériel (Gants, Casque, ..)
Partenariat

La gestion des participants

Si vous souhaitez proposer une expérience de qualité pour vos participants il est indispensable de bien prévoir la gestion des personnes qui assisteront à votre événement. Deux grands axes majeurs se distinguent avec l’avant événement pour recueillir leur inscription et pendant l’événement pour gérer correctement les foules qui s’agiteront sur et autour du circuit.

Avant l'événement

Pour préparer au maximum votre événement, il faut pouvoir garder un oeil sur le nombre de personne que vous allez accueillir. Pour cela il existe des outils pour récolter les inscriptions de vos participants et avoir en un seul coup le nombre de personne qui vont se joindre à vous le jour-J.
Notre solution de billetterie en ligne vous permet de tenir une liste des participants à jour en temps réel. Ainsi vous allez toujours savoir combien de personnes participeront et donc adapter votre organisation en conséquence. Vous pourrez également contacter vos participants en amont pour expliquer l’accès au circuit, le déroulement de la journée, etc… pour éviter le moindre problème le jour-J

Vous pouvez cependant utiliser un tableur excel pour suivre manuellement les inscriptions, ce qui peut-être chronophage si vous attendez un grand nombre de personne.

Un second point important est la communication autour de votre événement pour justement inciter les passionnés auto à participer à votre événement. Mais nous verrons ce point un peu plus loin dans cet article.

Pendant l'événement

Une fois que vous avez collecté toutes les inscriptions, il est grand temps de passer au jour-J. Comment gérer un grand nombre de participant pour un événement sur circuit ?
Si vous optez pour notre solution de billetterie pour événement automobile, vous disposerez également d’outils pour scanner le billet de vos participants le jour J et ainsi filtrer les entrés pour les zones à accès restreintes, ou accès à la piste par exemple.

Pour la sécurité globale le jour-J il est important de cibler les entrées du complexe pour surveiller qui rentre et sort de votre événement et ainsi les guider vers le parking, la piste, la zone d’accueil, … pour ainsi fluidifier le déplacement des personnes.
Pensez à correctement baliser les lieux pour que toutes les personnes puissent être autonomes et trouver ce qu’ils cherchent très facilement.

Circuit

Sainte Journée Renault Sport & Alpine

sam, 18 mai 2024, 8h00Paris

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lun, 10 juin 2024, 8h00

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La logistique le jour J

En amont de votre événement il faudra planifier toutes les actions / services qui seront proposées le jour de votre événement. Cette étape vous permettra de ne pas avoir de surprise le jour-J et de gérer un minimum de problème et de ne pas être dans la précipitation. Cela se traduit par identifier toutes les parties prenantes de votre événement (Foodtruck, personnel du circuit, commissaire de piste, votre équipe, etc…)

Il faudra alors organiser le planning général de l’événement. Quand doit arriver les membres organisateurs ? Comment faire rentrer les Foodtrucks ? Ont-ils un point d’alimentation ? Comment attacher le balisage ? Qui s’occupe des arrivées de participant et scanner leur billet ? … Tant de questions où il faut trouver une réponse pour coordonner toutes les actions à mettre en place pour un bon déroulement du reste de la journée.

Dans un second temps, il faut penser à l’après événement. Consultez les équipes de circuit pour répondre au mieux à leurs contraintes. Est ce qu’il faut libérer les lieux dès le soir même ? Comment faire sortir les Foodtrucks s’ils doivent partir un peu avant la fin de l’événement ?

Cette partie de l’organisation est donc un moment de réflexion profond sur toutes les choses qui vont se dérouler le jour-J et ce qu’il est nécessaire de faire pour les mettre en place et coordonner toutes ces actions entre elles par rapport à vos moyens humains.

Faire la promotion de votre événement sur circuit

Maintenant que l’organisation générale de votre événement est fixée, il faut maintenant le faire connaitre au plus grand nombre et récolter vos premières inscriptions. Pour cela plusieurs solutions sont à votre disposition pour toucher un grand nombre de personne.

La première étant les réseaux sociaux, créez un maximum de contenus sur toutes les informations croustillantes de votre événement (Description de l’événement, description du circuit, présentation de votre équipe, déroulement de la journée) N’hésitez pas à partager votre contenu sur des groupes publics ou sur la page d’autre personne, sur les comptes du circuit qui vous accueille par exemple.

Ensuite, ne négligez pas les emails. Si vous disposez d’une liste d’emails de précédents participants ou de contact que vous avez, n’hésitez pas à les informer de votre événement via une newsletter. Créez des emails qui donnent envie de vous rejoindre à votre événement et qui serait susceptible d’être partagés.

Utilisez la presse locale et spécialisée, un grand nombre de rédacteur seront ravis de vous aider à promouvoir votre événement et de dynamiser votre région en présentant les activités à venir. Il s’agit d’un moyen efficace pour toucher un grand nombre de personne.

Enfin, faite la promotion de votre événement sur le web. Via notre plateforme vous pouvez créer une page de présentation de votre événement qui sera visible depuis les moteurs de recherche et via notre large communauté de passionnés qui visitent notre site réguliérement.

Vous souhaitez faire la promotion de votre événement ?

Conclusion pour organiser un événement sur circuit

En conclusion, organiser un événement sur circuit peut être une tâche complexe, mais avec une planification minutieuse et une préparation adéquate, vous pouvez créer une expérience inoubliable pour vos participants. En définissant clairement l’objectif de votre événement, en choisissant le bon circuit, en établissant un budget détaillé, en obtenant les autorisations nécessaires, en planifiant efficacement la logistique et en promouvant votre événement, vous pouvez mettre en place une journée sur circuit réussie.

L’organisation d’un événement sur circuit nécessite une attention particulière aux détails et une coordination efficace de tous les aspects, de la sécurité à la logistique en passant par la communication avec les participants. En suivant les étapes clés énoncées dans cet article, vous pouvez vous assurer que votre événement se déroule sans accroc et offre une expérience passionnante et mémorable à tous les participants.